Вообще я за большинство, но о встрече было написано за сколько? Две или три недели?
Как-то не красиво ломать планы другим, мне лично пришлось сильно отмахиваться от начальства и их предложения поработать сверхурочно в выходные.. И всё ради встречи, которой не будет.
Но в любом случае, решайте тогда быстрее. Может голосование прикрепить? И дату тогда назначать за месяц чтоль вперёд. Всем не угодить, но и сроки надо соблюдать. Мне лично за пару (лучше 3-4) недели надо знать о мероприятии для того, чтобы точно быть.